Zoeken in bijlagen en in meerdere PDF-bestanden tegelijk

Het woord dat u zich herinnert, kan in een e-mailbijlage staan, of in één PDF-bestand tussen honderden in een map. Outlook, Windows en Adobe Acrobat Reader kunnen elk de tekst van documenten doorzoeken, elk op een eigen plek. De stappen hieronder volgen de documentatie van de betreffende fabrikant.

Zoeken in bijlagen in Outlook

Klassieke Outlook

Voor de e-mail die met uw pc is gesynchroniseerd, zoekt de klassieke Outlook via de zoekindex van Windows; met een Microsoft 365- of Exchange-account kan Outlook ook op de server zoeken. Als Direct zoeken is ingeschakeld, kan een zoekopdracht ook tekst in bijlagen vinden, niet alleen in de berichten.

Om alleen berichten met bijlagen te tonen, typt u hasattachments:yes in het zoekvak, of selecteert u Met bijlagen.

Blijven de resultaten onvolledig op een pc waarop een PDF-programma is geïnstalleerd, dan beschrijft Microsoft een mogelijke oorzaak: een PDF-iFilter kan de zoekindexering van Windows laten vastlopen, waardoor Outlook-items telkens opnieuw worden geïndexeerd. Werk de toepassingen bij die PDF-functies bieden en bouw daarna de index opnieuw op, zoals beschreven in Outlook zoeken werkt niet.

Nieuwe Outlook

Typ een trefwoord, zoals de naam van de persoon die de bijlage heeft verzonden of een woord dat de e-mail of het bestand beschrijft, en selecteer daarna Bestanden om de zoekopdracht te verfijnen. De filterknop rechts van het zoekvak opent Geavanceerd zoeken, waar het selectievakje Bijlagen alleen berichten met bijlagen toont.

Zoeken op inhoud in Verkenner

Windows houdt een index bij van de woorden en metagegevens in uw bestanden. Een volledig opgebouwde index kan resultaten geven in een fractie van een seconde, waar een zoekopdracht zonder index minuten kan duren. Twee instellingen bepalen welke mappen worden geïndexeerd en of daarbij ook de tekst van bestanden van een bepaald type wordt opgenomen.

Welke mappen worden geïndexeerd

Open in Windows 11 Instellingen → Privacy en beveiliging → Zoeken in Windows (in sommige versies Zoeken). Onder Mijn bestanden zoeken indexeert Klassiek standaard uw mappen Documenten, Afbeeldingen en Muziek en het bureaublad; Uitgebreid indexeert uw hele pc, behalve de mappen die u uitsluit. Om een map toe te voegen, selecteert u Zoeklocaties aanpassen en daarna Wijzigen.

Of de tekst van een bestand wordt geïndexeerd

1. Open Indexeringsopties via het Configuratiescherm en selecteer Geavanceerd.
2. Selecteer op het tabblad Bestandstypen de extensie, bijvoorbeeld pdf of docx.
3. Kies onder Hoe moet dit bestand worden geïndexeerd? de optie Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren. Selecteer OK en daarna Sluiten.

Met alleen eigenschappen wordt een bestand gevonden op zijn naam, maar niet op zijn inhoud. De eerste indexering kan enkele uren duren, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens; daarna indexeert Windows wijzigingen op de achtergrond. Open vervolgens de map in Verkenner en typ het woord in het zoekvak.

Mappen op een bestandsserver

Microsoft beschrijft twee manieren waarop een netwerkmap in de index komt: de gedeelde map wordt op de server zelf geïndexeerd, of de map krijgt de optie Altijd beschikbaar voor offlinegebruik. Volgens Microsoft maakt die optie een lokale kopie van de bestanden in de map, voegt ze die bestanden toe aan de index en houdt ze de lokale en de externe kopie gesynchroniseerd.

Zoeken in meerdere PDF-bestanden met Acrobat Reader

Acrobat Reader kan alle PDF-bestanden in een gekozen map doorzoeken:

1. Open Geavanceerd zoeken: druk in de nieuwe interface op Ctrl+F, selecteer de knop met de drie puntjes (…) op de werkbalk Zoeken en kies Geavanceerd zoeken; kies in de klassieke interface Bewerken → Geavanceerd zoeken, of druk op Shift+Ctrl+F.
2. Selecteer Alle PDF-documenten in en kies daarna Bladeren naar locatie in het menu eronder.
3. Selecteer de map, op uw computer of in een netwerk, en klik op OK.
4. Typ het woord of de woordgroep en start de zoekopdracht.

Versleutelde PDF-bestanden moet u meestal eerst openen en één voor één doorzoeken. De zoekopdracht omvat de PDF-documenten in de map; gebruik voor Word- en Excel-bestanden Verkenner.

Eén zoekopdracht voor bijlagen, OneDrive, SharePoint en servermappen

Met de methoden hierboven doorzoekt u e-mail en bijlagen in Outlook, bestanden in Verkenner en PDF-bestanden in Acrobat Reader. SearchFlow, een Windows-toepassing van DomusFlow BV, biedt één zoekveld voor uw e-mail en documenten en bewaart de index op uw pc. Het doorzoekt:

• de tekst van PDF-, Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden die als bijlage aan uw e-mails zijn toegevoegd, niet alleen hun namen;
• de documenten in uw OneDrive, inclusief de tekst van PDF- en Office-bestanden;
• de documentbibliotheken van de SharePoint-teamsites waartoe u toegang hebt;
• de mappen die u toevoegt onder Instellingen (Settings), op een bestandsserver via een stationsletter of netwerkpad, of op uw pc, inclusief de tekst van hun PDF- en Office-bestanden.

Resultaten verschijnen terwijl u typt. Als de zoekterm in een bijlage wordt gevonden, verschijnt de e-mail waarmee u die bijlage hebt ontvangen, met de naam van de bijlage gemarkeerd. Met één klik opent u het document. Documenten openen in hun eigen programma.

Gescande documenten zonder tekstlaag worden alleen op hun bestandsnaam gevonden, net als afbeeldingen, archieven, tekeningen en oudere Office-indelingen zoals .doc en .xls.

SearchFlow werkt met werk- of schoolaccounts van Microsoft 365. Een beheerder van uw organisatie keurt SearchFlow één keer goed; daarna meldt elke medewerker zich aan met een werkaccount.