Rechercher un mot dans les pièces jointes et dans plusieurs fichiers PDF

Le mot dont vous vous souvenez peut se trouver dans la pièce jointe d’un e-mail, ou dans un PDF parmi des centaines d’autres dans un dossier. Outlook, Windows et Adobe Acrobat Reader permettent de rechercher dans le texte des documents, chacun dans son propre environnement. Les étapes ci-dessous suivent la documentation de chaque éditeur.

Rechercher dans les pièces jointes avec Outlook

Outlook classique

Pour les e-mails synchronisés sur votre PC, Outlook classique effectue la recherche au moyen de l’index de recherche de Windows ; avec un compte Microsoft 365 ou Exchange, il peut aussi effectuer la recherche sur le serveur. Lorsque la recherche instantanée est activée, une recherche peut aussi trouver du texte dans les pièces jointes, et pas seulement dans les messages.

Pour afficher uniquement les messages avec pièces jointes, tapez hasattachments:yes dans la zone de recherche, ou sélectionnez Possède des pièces jointes.

Si les résultats restent incomplets sur un PC où un programme PDF est installé, Microsoft documente une cause possible : un iFilter PDF peut bloquer l’indexeur de recherche Windows, de sorte que les éléments Outlook sont indexés à répétition. Mettez à jour les applications qui offrent des fonctionnalités PDF, puis reconstruisez l’index comme décrit dans La recherche Outlook ne fonctionne pas.

Nouvel Outlook

Tapez un mot clé, par exemple le nom de la personne qui a envoyé la pièce jointe ou un mot qui décrit l’e-mail ou le fichier, puis sélectionnez Fichiers pour affiner la recherche. Le bouton de filtre situé à droite de la zone de recherche ouvre la recherche avancée. Cochez Pièces jointes pour afficher uniquement les messages comportant des pièces jointes.

Rechercher dans le contenu des fichiers avec l’Explorateur de fichiers

Windows tient un index des mots et des métadonnées de vos fichiers. Un index entièrement construit peut renvoyer des résultats en une fraction de seconde, là où une recherche sans index peut prendre plusieurs minutes. Deux paramètres déterminent quels dossiers sont indexés et si le texte des fichiers d’un type donné est également indexé.

Quels dossiers sont indexés

Dans Windows 11, ouvrez Paramètres → Confidentialité et sécurité → Recherche dans Windows (appelé Rechercher dans certaines versions). Sous Trouver mes fichiers, Classique indexe par défaut vos dossiers Documents, Images et Musique ainsi que le bureau ; Avancée indexe l’intégralité de votre PC, à l’exception des dossiers que vous excluez. Pour ajouter un dossier, sélectionnez Personnaliser les emplacements de recherche, puis Modifier.

Indexation du texte d’un fichier

1. Ouvrez Options d’indexation depuis le Panneau de configuration et sélectionnez Avancé.
2. Sous l’onglet Types de fichiers, sélectionnez l’extension, par exemple pdf ou docx.
3. Sous Comment ce fichier doit-il être indexé ?, choisissez Indexer les propriétés et le contenu des fichiers. Sélectionnez OK, puis Fermer.

Si seules les propriétés sont indexées, un fichier est trouvé par son nom, mais pas par son contenu. La première indexation peut prendre plusieurs heures, selon la quantité de données ; ensuite, Windows indexe les modifications en arrière-plan. Ouvrez alors le dossier dans l’Explorateur de fichiers et tapez le mot dans la zone de recherche.

Dossiers sur un serveur de fichiers

Microsoft documente deux possibilités pour qu’un dossier réseau figure dans l’index : le partage est indexé sur le serveur lui-même, ou l’option Toujours disponible hors connexion est activée pour ce dossier. Cette option « crée une copie locale des fichiers du dossier, ajoute ces fichiers à l’index et synchronise les copies locales et distantes ».

Rechercher dans un dossier de PDF avec Acrobat Reader

Acrobat Reader peut rechercher dans tous les fichiers PDF d’un dossier sélectionné :

1. Ouvrez la recherche avancée : dans la nouvelle interface, appuyez sur Ctrl+F, sélectionnez les points de suspension (…) dans la barre d’outils Rechercher et choisissez Recherche avancée ; dans l’interface classique, choisissez Édition → Recherche avancée, ou appuyez sur Ctrl+Maj+F.
2. Sélectionnez Dans tous les documents PDF dans, puis choisissez Parcourir dans la liste déroulante située juste en dessous.
3. Sélectionnez le dossier, sur votre ordinateur ou sur un réseau, et cliquez sur OK.
4. Tapez le mot ou l’expression et lancez la recherche.

En général, vous devez ouvrir les PDF chiffrés et y effectuer la recherche un par un. La recherche porte sur les documents PDF du dossier ; pour les fichiers Word et Excel, utilisez l’Explorateur de fichiers.

Une seule recherche dans les pièces jointes, OneDrive, SharePoint et les dossiers du serveur

Les méthodes ci-dessus recherchent les e-mails et les pièces jointes dans Outlook, les fichiers dans l’Explorateur de fichiers et les fichiers PDF dans Acrobat Reader. SearchFlow, une application Windows de DomusFlow BV, propose un champ de recherche commun à vos e-mails et à vos documents et conserve son index sur votre PC. La recherche porte sur :

• le texte des fichiers PDF, Word, Excel et PowerPoint joints à vos e-mails, et pas seulement leur nom ;
• les documents de votre OneDrive, y compris le texte des fichiers PDF et Office ;
• les bibliothèques de documents des sites d’équipe SharePoint auxquels vous avez accès ;
• les dossiers que vous ajoutez dans les paramètres de SearchFlow, sur un serveur de fichiers par lettre de lecteur ou chemin réseau, ou sur votre PC, y compris le texte de leurs fichiers PDF et Office.

Les résultats s’affichent pendant que vous tapez. Lorsque le terme recherché figure dans une pièce jointe, l’e-mail qui la contient s’affiche, avec le nom de la pièce jointe en surbrillance. Un clic ouvre le document dans l’application associée.

Les documents numérisés sans couche de texte ne sont trouvés que par leur nom de fichier, de même que les images, les archives, les dessins et les anciens formats Office tels que .doc et .xls.

SearchFlow fonctionne avec les comptes professionnels ou scolaires Microsoft 365. Un administrateur de votre organisation approuve SearchFlow une seule fois ; ensuite, chaque employé se connecte avec son compte professionnel.