La recherche Outlook ne fonctionne pas ou ne trouve pas certains e-mails

La documentation de Microsoft recense plusieurs causes possibles : l’endroit où Outlook effectue la recherche, un index de recherche incomplet, une limite au nombre de résultats et des e-mails plus anciens qui ne sont pas stockés sur votre PC. Les solutions ci-dessous suivent cette documentation, pour Outlook classique et pour le nouvel Outlook pour Windows.

Pourquoi Outlook ne trouve pas certains e-mails pourtant présents

• L’étendue de la recherche est trop restreinte. Outlook classique effectue la recherche selon l’étendue choisie : Dossier actuel, Sous-dossiers, Boîte aux lettres actuelle, Toutes les boîtes aux lettres ou Tous les éléments Outlook. Une recherche dans un dossier ne porte pas sur les autres dossiers.
• L’index n’est pas complet. Pour les e-mails synchronisés sur votre PC, Outlook classique utilise l’index de recherche de Windows ; avec un compte Microsoft 365 ou Exchange, il peut aussi effectuer la recherche sur le serveur. Tant que des éléments sont encore en cours d’indexation, Outlook signale que les résultats de la recherche peuvent être incomplets.
• Le nombre de résultats est limité. Outlook classique peut limiter à 250 le nombre de résultats affichés. Lorsque le nouvel Outlook trouve trop de résultats, il se peut que les éléments plus anciens ne soient pas affichés.
• Les e-mails plus anciens ne sont pas sur votre PC. En mode Exchange mis en cache, Outlook classique conserve par défaut 1, 3 ou 12 mois d’e-mails sur le PC, selon la taille du disque. Les messages plus anciens restent dans votre boîte aux lettres sur le serveur.

Résoudre le problème dans Outlook classique

La reconstruction de l’index peut prendre beaucoup de temps ; essayez donc d’abord les étapes 1 à 4.

1. Élargir l’étendue de la recherche

Pour votre propre boîte aux lettres, cliquez dans la zone de recherche et choisissez Boîte aux lettres actuelle ou Toutes les boîtes aux lettres au lieu de Dossier actuel. Pour modifier l’étendue par défaut, accédez à Fichier → Options → Recherche. Dans une boîte aux lettres partagée ou une archive en ligne, Microsoft recommande d’effectuer la recherche avec Dossier actuel, dans le dossier concerné.

2. Afficher plus de résultats, éléments supprimés compris

Dans Fichier → Options → Recherche, sous Résultats, décochez Accélérer la recherche en limitant le nombre de résultats affichés. Pour inclure les messages supprimés, cochez Inclure les messages du dossier Éléments supprimés lors d’une recherche dans Tous les éléments.

3. Vérifier l’état de l’indexation

Cliquez dans la zone de recherche, puis sélectionnez Outils de recherche → État d’indexation. Tant qu’il reste des éléments à indexer, les résultats peuvent être incomplets.

4. Vérifier qu’Outlook est indexé

Accédez à Fichier → Options → Recherche et, sous Sources, cliquez sur Options d’indexation. Microsoft Outlook doit figurer sous Emplacements inclus. Si ce n’est pas le cas, sélectionnez Modifier, cochez la case de Microsoft Outlook et cliquez sur OK.

Le service Windows Search doit également être en cours d’exécution. Dans l’application Services (services.msc), double-cliquez sur Windows Search, définissez le type de démarrage sur Automatique (début différé) et sélectionnez Démarrer si l’état n’est pas En cours d’exécution.

5. Reconstruire l’index

1. Fermez Outlook, ouvrez le Panneau de configuration et choisissez Options d’indexation.
2. Sélectionnez Avancé.
3. Sous l’onglet Paramètres d’indexation, sous Dépannage, cliquez sur Reconstruire.
4. Choisissez OK. Windows avertit que la reconstruction de l’index peut prendre un certain temps.

6. Conserver tous les e-mails sur votre PC

En mode Exchange mis en cache, Outlook n’indexe que les e-mails qu’il conserve sur votre PC. Pour les conserver tous :

1. Sous l’onglet Fichier, sélectionnez Paramètres du compte, puis Paramètres du compte.
2. Sous l’onglet Adresse de courrier, sélectionnez votre compte Microsoft Exchange, puis Modifier.
3. Faites glisser jusqu’à Tout le curseur qui détermine la quantité d’e-mails téléchargés. Dans les versions plus anciennes, ce curseur s’appelle Courrier à conserver en mode hors connexion.
4. Sélectionnez Suivant, puis Terminé, fermez la fenêtre Paramètres du compte et redémarrez Outlook.

Dans le nouvel Outlook pour Windows

Le nouvel Outlook possède ses propres paramètres de recherche :

• Étendue : accédez à Paramètres → Général → Recherche et modifiez l’étendue de la recherche.
• Trop de résultats : il se peut que les éléments plus anciens ne soient pas affichés. Les filtres permettent d’affiner la recherche.
• E-mails sur le PC : accédez à Paramètres → Général → Hors connexion et choisissez une durée plus longue sous Jours d’e-mail à enregistrer.
• Plusieurs comptes : Microsoft indique que la recherche multi-comptes n’est actuellement pas prise en charge dans le nouvel Outlook.

Retrouver des e-mails plus anciens

Dans Outlook classique en mode Exchange mis en cache, une recherche peut se terminer par un message indiquant que seuls les résultats récents sont affichés, suivi d’un lien. Cliquez sur ce lien : Outlook récupère alors les éléments plus anciens correspondants dans votre boîte aux lettres sur le serveur. Sans connexion au serveur, Outlook indique que le serveur est indisponible et précise le nombre de mois de résultats affichés.

Pour rechercher dans tous les e-mails plus anciens sur le PC lui-même, réglez le curseur des e-mails téléchargés sur Tout (étape 6 ci-dessus). Dans le nouvel Outlook, les filtres permettent d’affiner une recherche de résultats plus anciens, et une durée plus longue sous Jours d’e-mail à enregistrer conserve davantage d’e-mails sur le PC.

Rechercher une expression exacte ou plusieurs mots

La zone de recherche d’Outlook accepte quelques opérateurs. AND, OR et NOT doivent être tapés en majuscules.

• "notes de frais", avec les guillemets, trouve les messages qui contiennent cette expression exacte.
• notes AND frais trouve les messages qui contiennent les deux mots, pas nécessairement dans cet ordre.
• notes OR frais trouve les messages qui contiennent l’un ou l’autre mot.
• notes NOT frais trouve les messages qui contiennent notes, mais pas frais.
• subject:rapport limite la recherche à l’objet ; from: suivi d’une adresse limite la recherche à l’expéditeur.

Une autre façon de rechercher dans vos e-mails

Les étapes ci-dessus traitent les causes documentées dans Outlook lui-même. SearchFlow, une application Windows de DomusFlow BV, vous donne un second accès aux mêmes e-mails : il lit votre boîte aux lettres depuis Microsoft 365 et conserve son propre index sur votre PC, si bien que ses résultats ne dépendent ni de l’index de recherche d’Outlook ni de la quantité d’e-mails qu’Outlook conserve sur le PC.

• Il indexe tous vos e-mails, quelle que soit leur ancienneté, en commençant par les plus récents : vous pouvez donc effectuer des recherches pendant la construction du premier index.
• Tous les dossiers de la boîte aux lettres sont inclus, dont Éléments envoyés et Éléments supprimés.
• Une seule recherche couvre plusieurs comptes Microsoft 365, y compris de différentes organisations, et réunit les résultats dans une même liste.
• Les résultats s’affichent pendant que vous tapez. Un résultat s’ouvre dans Outlook classique, où vous pouvez répondre au message ou le transférer.
• La même recherche porte sur le texte des pièces jointes PDF, Word, Excel et PowerPoint, ainsi que sur vos documents dans OneDrive, les sites d’équipe SharePoint et les dossiers que vous ajoutez. Consultez la page Rechercher dans les pièces jointes et les fichiers PDF.

SearchFlow fonctionne avec les comptes professionnels ou scolaires Microsoft 365. Un administrateur de votre organisation approuve SearchFlow une seule fois ; ensuite, chaque employé se connecte avec son compte professionnel.