Zoeken in Outlook werkt niet: e-mails die er zijn, worden niet gevonden

De documentatie van Microsoft noemt verschillende mogelijke oorzaken: waar Outlook zoekt, een onvolledige zoekindex, een limiet op het aantal resultaten en oudere e-mail die niet op uw pc staat. De oplossingen hieronder volgen die documentatie, voor de klassieke Outlook en voor de nieuwe Outlook voor Windows.

Waarom Outlook bestaande e-mails niet vindt

• Het zoekbereik is te beperkt. De klassieke Outlook zoekt in een van deze bereiken: Huidige map, Submappen, Huidig postvak, Alle postvakken of Alle Outlook-items. Een zoekopdracht in één map kijkt niet in de andere mappen.
• De index is niet volledig. Voor de e-mail die met uw pc is gesynchroniseerd, gebruikt de klassieke Outlook de zoekindex van Windows; met een Microsoft 365- of Exchange-account kan Outlook ook op de server zoeken. Zolang er nog items worden geïndexeerd, waarschuwt Outlook dat de zoekresultaten mogelijk onvolledig zijn.
• Het aantal resultaten is beperkt. De klassieke Outlook kan het aantal getoonde resultaten beperken tot 250. Als de nieuwe Outlook te veel resultaten vindt, worden oudere items mogelijk niet weergegeven.
• Oudere e-mail staat niet op uw pc. In de Exchange-modus met cache bewaart de klassieke Outlook standaard 1, 3 of 12 maanden e-mail op de pc, afhankelijk van de grootte van de schijf. Oudere berichten blijven in uw postvak op de server.

Oplossen in de klassieke Outlook

Het opnieuw opbouwen van de index kan lang duren. Probeer daarom eerst stap 1 tot en met 4.

1. Het zoekbereik verruimen

Klik voor uw eigen postvak in het zoekvak en kies Huidig postvak of Alle postvakken in plaats van Huidige map. De standaardinstelling wijzigt u via Bestand → Opties → Zoeken. In een gedeeld postvak of een onlinearchief raadt Microsoft aan te zoeken met Huidige map, in de betreffende map.

2. Meer resultaten tonen, verwijderde items inbegrepen

Schakel in Bestand → Opties → Zoeken, onder Resultaten, het selectievakje Zoeksnelheid verbeteren door het aantal weer te geven resultaten te beperken uit. Om verwijderde berichten mee te nemen, schakelt u Berichten uit de map Verwijderde items bij het zoeken in Alle items opnemen in elk gegevensbestand in.

3. De indexeringsstatus controleren

Klik in het zoekvak en selecteer daarna Hulpmiddelen voor zoeken → Indexstatus. Zolang er nog items te indexeren zijn, kunnen de resultaten onvolledig zijn.

4. Controleren of Outlook wordt geïndexeerd

Ga naar Bestand → Opties → Zoeken en klik onder Bronnen op Opties voor indexeren. Microsoft Outlook moet vermeld staan onder Opgenomen locaties. Is dat niet zo, selecteer dan Wijzigen, schakel het selectievakje voor Microsoft Outlook in en klik op OK.

Ook de Windows Search-service moet actief zijn. Typ services.msc in het zoekvak van Windows en druk op Enter, dubbelklik op Windows Search, stel het opstarttype in op Automatisch (vertraagd starten) en selecteer Starten als bij Status van service niet Wordt uitgevoerd staat.

5. De index opnieuw opbouwen

1. Sluit Outlook, open het Configuratiescherm en kies Indexeringsopties.
2. Selecteer Geavanceerd.
3. Klik op het tabblad Instellingen voor indexeren, onder Probleemoplossing, op Opnieuw samenstellen.
4. Kies OK. Windows waarschuwt dat het lang kan duren voordat de index gereed is.

6. Alle e-mail op uw pc bewaren

In de Exchange-modus met cache indexeert Outlook alleen de e-mail die het op uw pc bewaart. Zo bewaart u alle e-mail:

1. Selecteer op het tabblad Bestand de optie Accountinstellingen en daarna opnieuw Accountinstellingen.
2. Selecteer op het tabblad E-mail uw Microsoft Exchange-account en selecteer Wijzigen.
3. Sleep de schuifregelaar voor de hoeveelheid gedownloade e-mail naar Alles. In oudere versies heet deze schuifregelaar E-mail die offline beschikbaar moet blijven of E-mail die offline moet blijven.
4. Selecteer Volgende en daarna Gereed, sluit het venster Accountinstellingen en start Outlook opnieuw.

In de nieuwe Outlook voor Windows

De nieuwe Outlook heeft eigen zoekinstellingen:

• Zoekbereik: ga naar Instellingen → Algemeen → Zoeken en pas daar het zoekbereik aan.
• Te veel resultaten: oudere items worden mogelijk niet weergegeven. Met filters verfijnt u de zoekopdracht.
• E-mail op de pc: ga naar Instellingen → Algemeen → Offline en kies een langere periode onder Dagen e-mail om op te slaan.
• Meerdere accounts: volgens Microsoft wordt zoeken in meerdere accounts momenteel niet ondersteund in de nieuwe Outlook.

Oudere e-mails terugvinden

In de klassieke Outlook, in de Exchange-modus met cache, kan een zoekopdracht eindigen met Recente resultaten weergeven... Meer. Klik op Meer, dan haalt Outlook de passende oudere items op uit uw postvak op de server. Zonder verbinding met de server toont Outlook De server is niet beschikbaar, gevolgd door het aantal maanden waarvan resultaten worden getoond.

Om alle oudere e-mail op de pc zelf te doorzoeken, zet u de schuifregelaar voor gedownloade e-mail op Alles (stap 6 hierboven). In de nieuwe Outlook verfijnen filters een zoekopdracht naar oudere resultaten, en een langere periode onder Dagen e-mail om op te slaan houdt meer e-mail op de pc.

Zoeken op exacte tekst of op meerdere woorden

Het zoekvak van Outlook kent enkele operatoren. AND, OR en NOT moet u in hoofdletters typen.

• "onkosten declareren", met de aanhalingstekens, vindt berichten die exact die woordgroep bevatten.
• onkosten AND declareren vindt berichten die beide woorden bevatten, niet noodzakelijk in die volgorde.
• onkosten OR declareren vindt berichten die een van beide woorden bevatten.
• onkosten NOT declareren vindt berichten die onkosten bevatten, maar niet declareren.
• subject:rapport zoekt alleen in het onderwerp; from: gevolgd door een adres zoekt op de afzender.

Een andere manier om uw e-mail te doorzoeken

De stappen hierboven pakken de gedocumenteerde oorzaken in Outlook zelf aan. SearchFlow, een Windows-toepassing van DomusFlow BV, biedt een tweede weg naar dezelfde e-mail: het leest uw mailbox uit Microsoft 365 en houdt een eigen index bij op uw pc. De resultaten hangen daardoor niet af van de zoekindex van Outlook, en evenmin van hoeveel e-mail Outlook op de pc bewaart.

• Het indexeert al uw e-mail, hoe oud ook, de nieuwste eerst, zodat u al kunt zoeken terwijl de eerste index nog wordt opgebouwd.
• Elke map van de mailbox wordt meegenomen, ook Verzonden items en Verwijderde items.
• Meerdere Microsoft 365-accounts, ook van verschillende organisaties, worden samen doorzocht, met de resultaten in één lijst.
• Resultaten verschijnen terwijl u typt. U opent een gevonden e-mail in de klassieke Outlook, waar u die kunt beantwoorden of doorsturen.
• Dezelfde zoekopdracht omvat de tekst van PDF-, Word-, Excel- en PowerPoint-bijlagen, en uw documenten in OneDrive, SharePoint-teamsites en de mappen die u toevoegt. Zie zoeken in bijlagen en PDF-bestanden.

SearchFlow werkt met werk- of schoolaccounts van Microsoft 365. Een beheerder van uw organisatie keurt SearchFlow één keer goed; daarna meldt elke medewerker zich aan met een werkaccount.